Det dynamiske indkøbssystems fortræffeligheder

Forestil dig følgende: 

”Du skal indkøbe mikrobiler til Center for Ældre. 

Du afsender en elektronisk opfordring til at afgive tilbud til en kreds af allerede udvalgte virksomheder, der løbende udskiftes alt efter markedssituationen. Opfordringen ledsager du af et sæt udbudsdokumenter, der nærmere beskriver den ønskede biltype og mængden af biler.

Tilbudsfristen er mindst 10 dage, og efter tilbudsvurderingen underretter du kredsen af udvalgte virksomheder om tildelingsbeslutningen. Du kan herefter indgå kontrakten uden at afholde en standstill periode.

Processen gentager du senere på året i forbindelse med et køb af 23 varevogne til Ejendomsservice.”

Dette er i grove træk den virkelighed, som kan opnås med et dynamisk indkøbssystem, der bedst beskrives som en art elektronisk rammeaftale med mulighed for løbende udskiftning i leverandørmassen.

Systemet skal selvfølgelig først etableres, og ja, etableringen skal i medfør af de udbudsretlige principper iagttage nogle overordnede rammer for karakteren af de efterfølgende indkøb. Men herudover giver det dynamiske indkøbssystem enkle og fleksible rammer for indgåelse af EU-udbudspligtige kontrakter uden for rammeaftalemodellen. 

Og i modsætning til rammeaftaler har indkøbssystemet den fordel, at kredsen af potentielle leverandører aldrig er statisk.

Virksomheder, der ikke kom med ved etableringen, kan altså løbende ansøge om optagelse i hele det dynamiske indkøbssystems løbetid. Og med den nye udbudslov er der ikke længere begrænsninger for, hvor lang løbetiden skal være.

Etablering

Dynamiske indkøbssystemer understøttes efter det oplyste allerede af de almindeligt anvendte elektroniske udbudsværktøjer (herunder EU-Supply og MERCELL).

Systemet etableres i henhold til det gamle udbudsdirektiv efter proceduren om offentligt udbud. Det betyder blandt andet, at en virksomhed, der søger om optagelse, skal ledsage sin ansøgning af et ”vejledende tilbud”. 

Det vejledende tilbud er sjældent dækkende for de konkrete indkøb under systemet. De skal derfor suppleres med egentlige tilbud, hvilket i realiteten overflødiggør det vejledende.

Det har de nye udbudsregler dog gjort op med, og i stedet oprettes det dynamiske indkøbssystem under udbudsloven efter en begrænset udbudsprocedure og altså uden krav om vejledende tilbud. 

Interesserede virksomheder kan derfor nøjes med blot at sende en ansøgning, der godtgør dens egnethed på grundlag af de forud fastsatte udvælgelseskriterier. Processen forenkles dermed for alle parter, idet det selvsagt er vigtigt, at man som ordregiver tænker over niveauet for de kvalifikationskrav, som skal gælde i hele systemets levetid.

Hvilke ydelser?

Det ”gamle” udbudsdirektiv begrænsede indkøb under et dynamisk indkøbssystem til ”almindelige indkøb”. 

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har eksempelvis nævnt ”standardiserede og gentagne indkøb, for eksempel fødevarer eller kontorartikler”.

Men udbudslovens bemærkninger præciserer og udvider anvendelsesområdet til navnligt standardydelser, men anvendelsen er ikke begrænset hertil. Derfor kan også almindeligt anvendte – men ikke nødvendigvis standardiserede - tjenesteydelser være omfattet, f.eks. konsulentydelser. 

Intellektuelle tjenesteydelser er immervæk væsensforskellige fra fødevarer eller kontorartikler. Udbudslovsbemærkningernes eksempler bibringer dermed antageligvis større klarhed om, at også mere komplicerede ydelser end kuglepenne og kartofler kan indkøbes under det dynamiske indkøbssystem. Det udslagsgivende må nok være, at ydelsen ikke kan karakteriseres som ualmindelig, og dét åbner op for spændende nye muligheder. 

Endelig kan ordregiver inddele det dynamiske indkøbssystem i kategorier af varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, så der slippes for etablering over flere omgange.

Kommunale erfaringer 

Efter at have henlevet en tilværelse i ubemærkethed i det gamle udbudsdirektivs første leveår ser vi nu stigende interesse for det dynamiske indkøbssystem. 

Til eksempel har Næstved Kommune kastet sig ud i en ambitiøs indkøbseffektiviseringsplan og etableret flere dynamiske indkøbssystemer (ét indkøb af personbiler til Fællesudbud Sjællands 16 medlemskommuner og ét om beskæftigelsesrettede tilbud til ledige og sygemeldte borgere). Herudover er der et dynamisk indkøbssystem om håndværkerydelser på vej til februar 2016.

Og med smidiggørelsen i den kommende udbudslov er vejen i endnu højere grad banet for, at innovative offentlige indkøbere kan gøre brug af indkøbssystemets fortræffeligheder fremover.

//Povl Nick Bronstein & Anders Nørgaard Jensen